افرادی که روزانه کارهای زیادی انجام می‌دهند ابرانسان نیستند. آن‌ها فقط یک سری عادت ساده دارند. بعضی از این عادت‌ها بسیار ساده و قابل پیش‌بینی هستند: میزکار مرتبی دارند و سعی می‌کند هشت ساعت خواب شبانه داشته باشند.

در این مقاله، ۱۵ عادت ساده که باعث می‌شود در طول روز بازدهی بیش‌تری داشته باشیم را با هم می‌خوانیم. با مجله تخفیفان تا انتهای این مطلب همراه باشید.

۱- میز کارتان تمیز و مرتب باشد.

15 توصیه علمی برای افزایش بهره‌وری

الف) دفتر کار آشفته: کمی بی‌نظمی ممکن است باعث خلاقیت شود اما یک دفتر کار شلوغ و نامرتب هیچ کمکی به خلاقیت و انجام کارها نمی‌کند. جاش دیویس مدیر تحقیقات موسسه‌ی NeuroLeadership و نویسنده‌ی کتاب دو ساعت معرکه (Two Awesome Hours) می‌گوید «توجه به گونه‌ای برنامه‌ریزی شده که به چیز‌های جدید می‌پردازد.» فایل‌هایی در معرض دید قرار می‌گیرند کارهای ناتمام را به شما یادآوری می‌کنند. یک کتاب ناخوانده شما را وسوسه می‌کند خواندنش را به تعویق بیندازید. حتی اگر معتقد باشید به بی‌نظمی توجه نمی‌کنید اما آن بی‌نظمی تمرکز شما را از بین می‌برد.

ب) دفتر کار مرتب: براساس مطالعات اخیر در موسسه‌ی Harvard Business Review، افرادی که دفتر کار مرتب دارند کمتر احساس خستگی و ناامیدی می‌کنند؛ آن‌ها متوجه شدند میز کار مرتب به شما کمک می‌کند یک ساعت و نیم بیشتر کارهایتان را انجام دهید. گریس چای استاد دانشگاه تِمپل می‌گوید «اگر کمی نامرتب باشد می‌‌توانید احساس راحتی کنید اما محیط آشفته مانند یک مانع واقعی است.»

15 توصیه علمی برای افزایش بهره‌وری

۲- ۲۰% زمان برای خودتان نگه دارید.

مهم نیست چقدر روز سختی داشته‌اید، حتما ۹۰ دقیقه –یعنی ۲۰% از هشت ساعت کار روزانه- برای انجام کارهای مهم اختصاص بدهید. شارلوت مربی بهره‌وری از موسسه‌ی کیمبرلی مدلوک (Kimberly Medlock) در کارولینای شمالی می‌گوید «حتی اگر ۸۰% روزتان را هدر داده باشید، اگر ۹۰ دقیقه وقت داشته باشید که به اهداف و اولویت‌هایتان بپردازید هنوز هم می‌توانید پیشرفت کنید.»

۳- کمتر کار کنید.

فکر می‌کنید در ساعات اضافی می‌توانید بیش‌تر کار کنید؟ نتایج پژوهشی در سال ۲۰۱۴ که توسط جان پنکاول استاد دانشگاه استنفورد که داده‌های مربوط به کارگران در زمان جنگ جهانی اول را بررسی کرده، نشان می‌دهد ۴۹ ساعت مناسب‌ترین میزان ساعات کار کردن است؛ بیش‌تر از آن، بازدهی کاهش می‌یابد و کسانی که ۷۰ ساعت کار می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌کنند به اندازه‌ی افرادی که ۵۶ ساعت کار می‌کنند بازدهی دارند.

15 توصیه علمی برای افزایش بهره‌وری

۴- موبایل را خاموش کنید.

ممکن است بگویید به موبایل خود توجه نمی‌کنید اما تا زمانی که کاملا خاموش نباشد، یکی از عوامل اصلی عدم تمرکز است. براساس گزارشی که امسال در مجله‌ی روانشناسی عملی (Experimental Psychology) چاپ شده: محققان دانشگاه فلوریدا متوجه شده‌اند حتی اگر هنگامی که موبایل شما زنگ می‌خورد به آن نگاه نکنید، صدای آن حواس شما را پرت می‌کند.

۵- برای دریافت ایمیل اینچنین عمل کنید.

الکساندار ساموئل نویسنده‌ی «کار هوشمندانه با رسانه‌های اجتماعی» توصیه می‌کند هنگامی که منتظر پیام مهمی هستید اینگونه از حواس‌پرتی جلوگیری ‌کنید:

۱- با جستجو در گوگل فرمت ایمیل برای موبایل را پیدا می‌کنید، مثلا برای Verizon، این فرمت @vtext.com استفاده می‌شود یعنی اگر شماره‌ی شما ۹۱۲۴۷۲۵۸۲۵ است آدرس شما @vtext.com9124725825 است.

۲- با استفاده از این آدرس، ایمیلتان را تنظیم کنید تا پیام‌های یک فرستنده‌ی خاص از طریق متن برای موبایل شما ارسال شود (در Outlook،  و در قسمت Tools ، Rules را پیدا کنید.)

۳- صندوق پستی خود را ببندید و در حالی که روی کارهای دیگر تمرکز دارید، ایمیل‌هایتان را نادیده بگیرید زیرا می‌دانید اگر پیام مهمی که منتظرش هستید، برسد به شما اطلاع داده خواهد شد.

۶- کارهای با ارزش (HVA) را جدی بگیرید.

افراد در کارهای طبیعی، موثرتر هستند اما اگر وظایف را مانند یک مبارزه ببینند احتمالا این مسئله مانع پیشرفتشان است. اما اگر شما بتوانید بعضی از وظایفتان را محول کنید و به جای آن بر روی کارهای با ارزش بالا (HVA) تمرکز کنید بهره وری بیش‌تری خواهید‌ داشت. هیلاری رتیگ نویسنده‌ی «هفت راز پرکاری» می‌گوید: HVA ماموریتی است که در آن از توانایی‌های خود استفاده می‌کنید تا تغییر حاصل کنید و تاثیر بگذارید. همچنین آن‌ها برنامه‌تان را روشن و مشخص می‌کنند.» محول کردن کارهای غیرضروری‌تان باعث تشکیل گروه می‌شوند. علاوه بر آن، آن کارها می‌توانند HVA افراد دیگر شوند.

۷- جلسات مفید داشته باشید.

برای اینکه از جلسات گروهی خود بیش‌ترین بهره را به دست آورید سه روش وجود دارد:

15 توصیه علمی برای افزایش بهره‌وری

الف) برنامه داشته باشید: بسیاری از جلسات برنامه‌ی مشخصی ندارند اما باید بدانید می‌خواهید چه کاری انجام‌ دهید. آلن ایسنر استاد مدیریت در دانشگاه پیس می‌گوید «با تقسیم بندی صورت‌جلسه به سه بخش یا کم‌تر، جلسات را کوتا‌هتر کنید. بعد از آن با توجه به زمان، با داشتن صورت‌جلسه همه افراد می‌دانند که بر روی چه‌چیزی کار می‌شود.»

15 توصیه علمی برای افزایش بهره‌وری

ب) حواس‌پرتی را کنار بگذارید: ایده‌هایی که در صورت جلسه بیان نشده‌است در یک قسمت مخصوص «پارکینگ ایده‌ها» قرار دهید. کری گرین یکی از نویسندگان «خرابکاری ساده: راهنمایی مدرن برای شناخت و ریشه‌کن کردن رفتارهای روزانه که محل‌کار شما را تضعیف می‌کنند» می‌گوید: . بدین گونه افراد ایده‌هایی که برای آن‌ها مهم است ولی در موضوع‌ جلسه نیست را بیان می‌کنند. پس به جای از دست دادن ایده‌ها آن‌ها را بنویسید.» اجازه ندهید پارکینگ ایده‌های شما، تبدیل به سیاه‌چاله‌ای برای دفن آن‌ها شود. به خود قول دهید بعد از پایان جلسه، آن‌ها را دنبال می‌کنید.

15 توصیه علمی برای افزایش بهره‌وری

پ) صندلی بازی کنید: جلسات قدم زدن روزبه‌روز مشهورتر می‌شوند؛ اما شما می‌توانید کاری مشابه انجام‌دهید بدون این‌که نیازی به راهرو داشته ‌باشید.۳۰ یا ۴۵ دقیقه‌ای زمان تعیین کنید، در پایان این زمان هر کسی باید از جایش بلند شده و حرکت کند، بایستید و بدن خود را حرکت‌دهد. کاریسا تاکر روانشناس محیط‌کار می‌گوید: «می‌توانید به صورت گروهی بلند شوید و بدنتان را تکان دهید؛ حرکت مرتب بدن، برای ما در هر حالتی مفید است و حتی باعث تمرکز بهتر هم می‌شود.»

۸- در بین ساعات کاری بخوابید.

احتمالا متقاعد ‌کردن رئیستان برای خوابیدن در ساعات کاری، کمی سخت خواهد بود؛ اما تحقیقات دانشگاه میشگان نشان داده‌ چرت روزانه رفتارهای تکانشی را کاهش ‌‌داده و سطح آستانه خستگی را افزایش می‌دهد. همچنین یافته‌ها نشان می‌دهند که چرت زدن در محیط کار باعث افزایش بهره وری می‌شود.

15 توصیه علمی برای افزایش بهره‌وری

۹- این قاتلان بهره وری را بشناسید.

اولین گام برای اجتناب از عوامل حواس‌پرتی، شناخت آن‌ها است. بر اساس مطالعه جامع صورت گرفته توسط  CareerBuilder در سال ۲۰۱۵، پنج عامل حواس پرتی شامل تلفن همراه/پیامک، اینترنت، غیبت، ایمیل و رسانه‌های اجتماعی می‌شود.

15 توصیه علمی برای افزایش بهره‌وری

۱۰- کارها را اولویت‌بندی کنید.

لیزا زاسلو بنیانگذار سازمان گوتام (Gotham Organizer) در نیویورک، پیشنهاد می‌کند برای انجام کارهای بیش‌تر، انتخاب‌های آگاهانه‌ای داشته باشید:

الف) از ذهنتان پیروی کنید: زاسلو می‌گوید «نمی‌توانیم تمام طول روز بهترین کارکرد را داشته باشیم. وقتی خیلی سرحال هستم بر کارهای مهم‌تر مانند نوشتن تمرکز می‌کنم؛ وقتی احساس خستگی دارم کارهای روتینی مانند چک کردن ایمیل را انجام می‌دهم.»

ب) به تعویق انداختن استراتژیک را تمرین کنید: او می‌گوید «برای تمرکز بر کارهای هدف‌دار و ضروری می‌توانید کارهای دیگر را کنار بگذارید.» برای مثال او می‌گوید صندوق پست را تنها یک‌بار در هفته باز‌ کنید، این روزها هیچ بسته مهمی با تمبر پستی بر روی آن به‌دست شما نمی‌رسد. همچنین او می‌گوید شما می‌توانید کارهای غیر مهم را در جایی جمع کنید و هر زمان وقت داشتید آن‌ها را انجام دهید.

۱۱- خواب شبانه‌ی کافی داشته باشید.

جالب است بدانید برای شروع یک روز کاری خوب، باید خواب شبانه کافی داشته باشید، اما زیاد خوابیدن مثل کم خوابیدن اثر بدی دارد. محققان در موسسه‌ی فنلاندی سلامت حرفه‌ای (Occupational  Health)، عادات خواب و کاری ۳۷۶۰ نفر در طی هفت سال بررسی کرده و متوجه شدند افرادی که کم‌خوابی یا زیادخوابی دارند احتمالا هر دو گروه به یک اندازه بیمار می‌شوند.

15 توصیه علمی برای افزایش بهره‌وری

۱۲- رو به خورشید کار کنید.

دفتر کاری که یک چشم‌انداز خوب دارد مانند دستور کار برای ذهن‌های سرگردان است؛ در واقع دسترسی به نورخورشید بازدهی را افزایش می‌دهد. در پژوهشی توسط کمیسیون انرژی کالیفرنیا، کارمندانی که نزدیک پنجره می‌نشینند عملکرد بهتری دارند، ۶% تا ۱۲% سریعتر به تلفن‌ها پاسخ داده و در آزمون‌های مربوط به عملکرد ذهنی و یادآوری حافظه،  ۱۰% تا ۲۵%  بهتر عمل می‌کنند.

15 توصیه علمی برای افزایش بهره‌وری

۱۳- می‌خواهید به بقیه انگیزه بدهید؟ انسان باشید.

اگر می‌خواهید به کارمندان انرژی و انگیزه بدهید باید انتظاراتتان را به روشنی بیان و نظرات و بازخوردهای مثبت بدهید. براساس مطالعه‌ای که به تازگی توسط موسسه گالوپ صورت گرفته، شرکت‌هایی که نیروی کاراشان را تشویق می‌کنند و با آن‌ها رابطه‌ی خوبی دارند ۶۵% کاهش در برگشتی، ۲۱% افزایش بازدهی و ۱۰% افزایش در مشتریان دارند.

۱۴- شکایت کنید.

شکایت کنید ولی این کار را به روش درستی انجام دهید. شکایتتان را همراه با یک ایده برای بهتر شدن کارها بیان کنید. راسل جانسون استاد مدیریت و یکی از نویسندگان تحقیقات منتشر شده در مجله‌ی روانشناسی کاربردی (Applied Psychology) می‌گوید «به جای اینکه به دنبال مقصر باشید، برای مشکلات راه‌حل پیدا کنید؛ این کار به جای احساسات منفی که باعث خستگی ذهنی می‌شوند، احساسات خوشایندی ایجاد می‌کند.»

15 توصیه علمی برای افزایش بهره‌وری

۱۵-ورزش کنید.

ورزش کردن نه تنها باعث سلامتی می‌شود بلکه بازده کاری شما را نیز افزایش می‌دهد. محققان دانشگاه اوتاگو در نیوزلند فهمیده‌اند ۲۰ دقیقه دویدن روزانه به موش‌های آزمایشگاهی کمک کرد وظایف حل‌مسئله را سریع‌تر و بهتر از موش‌هایی که ورزش نکرده بودند، کامل کنند.

منبع: Fast Company

کانال تلگرام تخفیفان